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スケジュール管理の基本は納期の設定で身につく

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仕事で大事なスキルというと何を想像するでしょうか。

その仕事で必要な技術であったり営業力、またはPCの操作であったり様々な答えがあると思います。

それらは全て正解であり、この質問に対して間違いなど存在しません。

ただ私が就活生との説明会や面談、または転職者から質問された場合、どの仕事でも必ず1つだけ必要なものがある回答しています。

それがスケジュールを管理する能力です。

スケジュールが管理できない理由

新入社員だけではなく30代、40代でもスケジュールが管理できない社員は多く存在します。

そうした社員は口々に

「ちょっと別件の仕事が入ってしまって」

「忙しくて出来なかった」

「他に大事な仕事があったから」

などと言い訳します。

これらは全て調整を放棄しているか、プライオリティ(仕事の重要性、優先度)が理解できていないことに他なりません。

前述した言い訳は「私は仕事の大切さがわかりません!!」と明言しているのと同じですから、絶対にNGといえます。

納期設定が出来ていない

またスケジュール管理が出来ない社員を見ていると、ほぼ100%納期の設定が出来ていません。

もちろん1つの仕事に対して20日までに完成させる、という納期は自然と設定されるのですが、そこに至るまでのプロセス納期が曖昧なことが多くみられます。

例えば今日が1日で

20日の会議資料を19日に共有する。

という仕事があるとします。

それには3つの作業が必要とします。

1.A社とB社にデータの提供を依頼する

2.データをまとめて資料を作成する

3.上長に確認してもらう

この時、1・2・3の仕事に納期が設定できているかどうか。

これがスケジュール管理のポイントとなります。

仕事が早い人はA社・B社にデータ提供を依頼する時に納期を設定し、そのまま上長に状況を説明して3の仕事をするにあたって「自分の納期と上長の納期を設定する」ことが出来ます。

そうすることで例えばA社が遅れた場合、催促が可能となりますし2で調整することも可能となります。

プロセス納期の設定ができていない場合

これが納期を設定していない場合はどうでしょう。

A社からは5日に提供がありましたが、B社からは連絡がありません。仕方がないので連絡したところ担当者が5・6・7日と休暇でした。

そのため8日に連絡したところ11日の提出する予定だったとのこと。

11日の夜にデータが届きましたが12・13日は出張のため、14日から作業します。

16日に資料が出来ましたが18日の夕方まで上長が出張だったため、確認は19日となりました。

そして資料を共有する19日に上長に見せたところ

 

ここと、ここが違うから作り直して。

 

え(´・ω・`)

仕事はスケジュールが1番大事

就職活動をしているとコミュニケーション能力を重要視されている気がしましたし、現に学生が面接を受けにくるときには、コミュニケーション能力をアピールするケースが多く感じます。

個人的にはコミュニケーション能力が仕事にとって、そこまで大事なのかは疑問でで、それより大事なことが多くあるような気がします。

もちろん最低限の会話や仕事の連携などは必要なのですが、それは学生がかかげるようなコミュニケーションとはまた別で調整能力と呼ばれるものの方が正確だと思います。

仕事で最も大事なのはスケジュール管理をしっかりすることだと感じます。

今回は一例をあげましたが、実際には幾つものタスクが動いていますし、そのときだけではなく1ヶ月・半年・1年といった長期スパンでのスケジュール管理を求められることもあるでしょう。

管理職になれば自分だけではなく部下のタスクの進捗管理も必要です。

仕事を円滑に回すために、必要な能力として大きいものですので、日頃から意識したいと思います。

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